Wymagania:
- wykształcenie wyższe,
- doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (minimum roczne),
- dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
- dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
- umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
- poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.
Mile widziane:
- doświadczenie w pracy w systemie EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
- znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
- znajomość innych języków obcych.
Zakres obowiązków:
- prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
- obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
- obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów (System EZD – system elektronicznego zarządzania dokumentacją),
- obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
- umawianie i organizowanie spotkań,
- obsługa urządzeń biurowych,
- zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji, przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów/osób,
- edycja i redakcja dokumentów,
- prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
- udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
- wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych,
- współpraca z kurierami i pocztą,
- współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów,
- udział w usprawnianiu procesów związanych z dokumentacją.
Oferujemy:
- zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
- możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
- dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
- możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
- pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
- współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki.
Wymagane dokumenty:
- CV,
- list motywacyjny,
- inne dodatkowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.
Składanie aplikacji:
Osoby zainteresowane ofertą prosimy o przesyłanie aplikacji (CV i list motywacyjny) w języku polskim pod adresem e-mail: praca@nfm.wroclaw.pl z dopiskiem w tytule: Referent ds. obsługi kancelaryjnej do dnia 25.05.2025 r. Proces rekrutacyjny odbędzie się w oparciu o aplikację.
Do aplikacji prosimy dołączyć oświadczenie: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych na potrzeby tej rekrutacji, innych niż wynikające z kodeksu pracy. Ponadto wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych na potrzeby ewentualnych przyszłych rekrutacji, jednak nie dłużej niż przez rok od zakończenia niniejszej rekrutacji”.
Uprzejmie informujemy, iż skontaktujemy się z wybranymi osobami kandydującymi, które zostaną powiadomione o rozmowie kwalifikacyjnej telefonicznie lub mailowo. NFM zastrzega sobie prawo do odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie, a także niewybrania żadnej z kandydujących osób.